Účtovníctvo je pojem, ktorý označuje relatívne uzatvorený a štruktúrovaný systém informácií o hospodárskej činnosti organizácie. Tvorí súhrn informácií o majetku, pohľadávkach, záväzkoch a hospodárení každého subjektu, pomocou ktorého sa meria, zisťuje a hodnotí príslušná podnikateľská činnosť. Povinnosť viesť účtovníctvo je ustanovená legislatívou a vzťahuje sa na právnické osoby a fyzické osoby – podnikateľov. Každý podnikateľ je tak povinný viesť účtovníctvo a môže sa pritom rozhodnúť pre internú alebo externú formu. Základné výhody a nevýhody oboch spomínaných modelov si priblížime aj v nasledujúcich riadkoch.
Východiskové kritériá
V procese rozhodovania sa medzi internou a externou formou vedenia účtovníctva je dôležité ustanoviť si najprv základné východiskové kritéria, ktoré je pritom potrebné zohľadniť. My sme zvoli nasledovné:
- Náklady vynaložené na interné a externé vedenie účtovníctva.
- Odbornosť a kvalita poskytovaných služieb.
- Časové hľadisko a dostupnosť poskytovaných služieb.
- Zodpovednosť a kontrola.
1. Náklady vynakladané na interné a externé vedenie účtovníctva
Pri internom vedení účtovníctva leží na pleciach zamestnávateľa povinnosť obstarať príslušný hardvér, softvér a vzhľadom na časté zmeny legislatívy je zároveň nútený pravidelne organizovať školenia pre odborný personál, prípadne umožniť pracovníkom vzdelávať sa iným spôsobom. Ku všetkým týmto nákladom je ďalej potrebné pripočítať výdavky spojené so vznikom, prevádzkou a zrušením konkrétneho zamestnaneckého pomeru. Externí účtovníci si v porovnaní s in-house kolegami väčšinou sami zabezpečujú potrebný hardvér, softvér, školenia aj odbornú literatúru. Rozsah prác je vždy na dohode zúčastnených strán, v praxi sa však vo väčšinou stretávame s tým, že v rámci outsourcingu účtovníctva je klientovi poskytovaná komplexná služba, ktorá zahŕňa odborný a vyškolený personál s príslušným know-how a materiálnym vybavením. Pri externej forme vedenia účtovníctva je zároveň podnikateľ oslobodení od nákladov viažucich sa na vytvorenie, prevádzku a zrušenia pracovného miesta.
2. Odbornosť a kvalita poskytovaných služieb
V žiadnom prípade nemožno tvrdiť, že interní účtovníci nie sú špecialistami vo svojom obore. Väčšinou však majú v rámci danej organizácie na starosti len jednu oblasť a špecializujú sa tak najmä v tomto sektore. Externé účtovné a poradenské spoločnosti často prichádzajú do kontaktu s omnoho variabilnejším spektrom klientov a tým aj úlohami a výzvami, ktoré sú pritom nútení prekonávať. V prípade väčších externých účtovných firiem platí, že v mnohých prípadoch disponujú takéto subjekty aj viacerými odborníkmi, ktorí sa špecializujú výslovne na jednu oblasť.
3. Časové hľadisko a dostupnosť poskytovaných služieb
Na prvý pohľad by sa mohlo zdať, že v tomto bode má navrch interná forma vedenia účtovníctva. Tento predpoklad sa opiera najmä o skutočnosť, že zamestnanec je vždy dostupný a prístup k požadovaným účtovným informáciám je tak rýchlejší. Kvalitné informačné technológie a ochota byť k dispozícii aj mimo bežných pracovných hodín však opäť obracia pozornosť smerom k externému modelu vedenia účtovníctva. Profesionálne outsourcingové služby v oblasti účtovníctva často zahŕňajú aj uvedené služby a ako bonus pripájajú online poradenstvo s možnosť kontaktovať vybraného účtovníka aj nad rámec bežného pracovného času.
4. Zodpovednosť a kontrola
V prípade interného modelu vedenia účtovníctva in-house účtovníkmi sú títo pracovníci zodpovední za vzniknutú škodu maximálne do výšky štvornásobku mesačného zárobku. Pri porušení povinností je tak zodpovedným najmä samotný zamestnávateľ. S externou účtovnou organizáciou si možno zmluvne dohodnúť aj odlišný model zodpovednosti, pričom poistenie zodpovednosti za vzniknutú škodu je v súčasnosti bežnou praxou u väčšiny účtovných spoločností.
Niekoľko slov na záver
Účtovníctvo tvorí súhrn vnútorne usporiadaných informácií o hospodárení organizácie a odráža tak stupeň úspechu danej podnikateľskej činnosti. Z uvedeného je zrejmé, že tieto informácie sú vysoko citlivé a je potrebné zaobchádzať ako s dôvernými. Každý účtovník získava pri svojej práci prístup k údajom o stave financií v danej organizácii, rôznym osobným dátam, know-how a strategickým plánom. Z tohto pohľadu by mohol dostať prednosť interný model. V súčasnosti však už existujú moderné a bezpečné technologické nástroje, pomocou ktorých dokážu externé účtovné spoločnosti efektívne zachovávať dôvernosť a ochranu všetkých citlivých údajov. Zároveň v tomto prípade nehrozí odchod externej účtovnej firmy za konkurenciou, ako sa to môže stať pri zamestnancovi, ktorí dostal výpoveď a má chuť byť pomstychtivým bojovníkom.